Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Deze webshop wordt beheerd door Windels Andy, handelend onder de naam Windels Green & Deco Resin, Beukenlaan 8, 3930 Hamont-Achel, België. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van bestellingen via uitvaartpartners én rechtstreekse particuliere bestellingen via onze webshop.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor bestelling, levering/afhaling en facturatie. Afhankelijk van uw traject (partnerbestelling of particuliere bestelling) gaat het om:

• Identificatie & contact: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoon
• Adresgegevens: factuur- en/of leveradres
• Bedrijfs- en btw-gegevens (indien van toepassing voor uitvaartpartners)
• Ordergegevens: producten, personalisatie en strikt noodzakelijke operationele info voor productie (incl. as-verwerking), bedragen, status
• Factuur- en betaalgegevens: factuurnummer, betaalstatus, betaalreferentie/ID (via Mollie voor particuliere betalingen)
• Technische gegevens: IP-adres, bestel-/transactiestempels, logbestanden

Belangrijk: online betalingen voor particulieren verlopen via Mollie. Wij ontvangen van Mollie enkel de noodzakelijke betaalstatus en referenties. Wij slaan geen volledige kaart- of bankgegevens op.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om een bestelling te kunnen verwerken (bv. contact- en adresgegevens voor levering en facturatie). Zonder deze gegevens kunnen wij de bestelling mogelijk niet uitvoeren.

3. Doelen en rechtsgronden

Wij verwerken uw gegevens voor:

• Het (laten) plaatsen, produceren en leveren/afhalen van bestellingen (partner & particulier)
• Communicatie met uitvaartpartners en/of nabestaanden/particulieren
• Online betaalafhandeling voor particulieren via Mollie
• Facturatie en boekhouding via Onfact
• Naleving van wettelijke verplichtingen (boekhouding/fiscaliteit)
• Fraude- en beveiligingsdoeleinden, bedrijfsvoering en logging
• (Optioneel) marketing/updates indien u ondubbelzinnig toestemming geeft

Rechtsgronden: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c), gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f; o.a. beveiliging/fraudepreventie) en, waar van toepassing, toestemming (artikel 6, lid 1, onder a).

3.1 Partner vs. particulier

• Uitvaartpartners: partner bestelt in de beveiligde omgeving; facturatie via Onfact conform ingestelde betaalperiode (per order/week/maand) en factuurontvanger (nabestaanden of partner).
• Particulieren: u bestelt rechtstreeks via het publieke deel van de webshop en betaalt onmiddellijk online via Mollie. Productie start na succesvolle betaling. Levering of afhaling kan rechtstreeks voorzien worden volgens de door u gekozen optie.

3.2 Nieuwsbrief & Mailinglijst

U heeft de mogelijkheid om zich in te schrijven voor onze nieuwsbrief en mailinglijst. Hierbij verwerken wij uitsluitend uw naam en e-mailadres. Deze gegevens worden gebruikt om u updates, productnieuws, acties of belangrijke mededelingen te bezorgen.

Inschrijving gebeurt uitsluitend op basis van toestemming (art. 6, lid 1, onder a GDPR). U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke e-mail, of door ons te contacteren via info@windelsgreen-decoresin.com.

4. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of op wettelijke basis. Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst en hanteren we passende beveiligingsmaatregelen. Derden kunnen zijn:

• Mollie – betalingsverwerking voor particuliere bestellingen (transactieafhandeling, betaalstatus, referenties)
• Onfact – elektronische facturatie (opmaak, verzending, opvolging van facturen en betaalstatus)
• Uitvaartpartners – wanneer nodig voor productie en overdracht van het product
• Logistieke/koeriersdiensten – uitsluitend de minimale levergegevens (bij particuliere levering)
• Hosting- en e-mailproviders, boekhouder en bevoegde autoriteiten (waar wettelijk vereist)

U kunt altijd bezwaar maken tegen direct marketing. Bij bezwaar stoppen wij deze communicatie onmiddellijk.

5. Verwerkers: Mollie (betalingen) & Onfact (facturatie)

5.1 Mollie (particuliere betalingen)

Particuliere online betalingen verlopen via de beveiligde omgeving van Mollie. Wij ontvangen van Mollie enkel de betaalstatus en transactie-/referentiegegevens die nodig zijn om uw bestelling te verwerken. Wij bewaren geen volledige kaartnummers of bankrekeningdetails.

• Verwerkt: betaalreferentie/ID, status, tijdstip, bedrag, geselecteerde betaalmethode
• Doel: veilige betaalafhandeling en orderverwerking
• Bewaring: conform wettelijke termijnen en antifraudedocumentatie

5.2 Onfact (facturatie)

Onfact wordt gebruikt om facturen veilig te genereren, verzenden en opvolgen. Voor Belgische partners kan in het partneraccount gekozen worden wie factureel ontvanger is en de betaalperiode; in Nederland worden facturen rechtstreeks aan nabestaanden gericht.

• Verwerkt: factuur-/klantgegevens (naam/bedrijf, adres, e-mail, btw-nummer indien van toepassing), factuurdetails (nummer, datum, bedragen, status)
• Doel: facturatie en wettelijke boekhouding
• Bewaring: doorgaans 7 jaar (wettelijke plicht)

PEPPOL-gebruik via Onfact: Onfact kan facturen voor Belgische btw-plichtige ondernemingen verzenden als gestructureerde e-factuur via PEPPOL wanneer de ontvanger aangesloten is. In dat geval worden de factuurgegevens via het PEPPOL-toegangspunt (via Onfact of een door Onfact gebruikte provider) elektronisch afgeleverd aan de boekhoudsoftware/het e-facturatiesysteem van de ontvanger.

Geen PEPPOL (bv. buitenland): Voor buitenlandse partners of organisaties die geen PEPPOL gebruiken, blijven wij facturen zoals voorheen versturen als PDF per e-mail via Onfact.

Welke gegevens worden gedeeld via PEPPOL? Dit betreft uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor facturatie, zoals identificatie- en adresgegevens, btw-/ondernemingsnummer (indien van toepassing), factuurnummer, datum, bedragen, btw-regels en omschrijving van de geleverde goederen/diensten.

5.3 Doorgifte buiten de EER (EU/EEA)

In principe verwerken wij gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien één van onze dienstverleners persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dit enkel met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC’s).

6. Cookies en tracking

Wij gebruiken functionele cookies en beperkte analytische cookies. Marketing- of trackingcookies worden pas geplaatst na uw toestemming via de cookiebanner. Zie ons afzonderlijk cookiebeleid op de website voor meer informatie.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Factuur- en boekhoudkundige gegevens bewaren wij doorgaans 7 jaar conform de wettelijke bewaarplichten.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder SSL/TLS-versleuteling, toegangscontrole, logging, veilige back-ups en dataminimalisatie, om uw gegevens te beschermen.

9. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing (voor zover wettelijk toegestaan), beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Indien verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming op elk moment intrekken.

U oefent uw rechten uit via info@windelsgreen-decoresin.com. Is uw bestelling via een uitvaartpartner verlopen, dan kan uw verzoek ook via die partner worden gecoördineerd.

10. Klachten

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) indien u meent dat uw persoonsgegevens onjuist worden verwerkt.

11. Contact

Vragen of verzoeken? Neem contact op met:

Windels Andy
Handelsnaam: Windels Green & Deco Resin
Beukenlaan 8, 3930 Hamont-Achel, België
Tel: +32 11 75 33 19
E-mail: info@windelsgreen-decoresin.com
Ondernemingsnummer (BE): 0803.859.883